직원에게 출장비를 미리 주고 나면 "얼마 썼는지, 얼마 남았는지"가 흐려지기 쉬워요. 출장이 끝난 직후에 지급액·사용액·잔액을 맞추고 영수증을 함께 확인하면 정산이 깔끔해져요.
출장비 정산은 무엇을 맞추면 되나요?
지급한 금액 = 사용한 금액 + 남은 잔액이 되도록 맞추면 돼요. 여기에 사용한 금액만큼 영수증이 붙어 있는지 확인하면 끝이에요.
가상의 예시를 볼게요. 직원에게 출장비 30만 원을 먼저 줬어요. 직원이 교통비 12만 원, 식비 8만 원을 쓰고 영수증 2건을 냈어요. 쓴 돈은 20만 원이니 남은 10만 원을 돌려받으면 맞아요.
영수증과 사용 내역이 안 맞으면 어떻게 하나요?
먼저 영수증에 적힌 금액을 모두 더해 직원이 적은 사용 내역과 비교해 보세요. 차이가 나는 항목은 직원에게 바로 확인하는 게 가장 빨라요.
- 영수증은 있는데 내역에 빠진 항목이 없는지 봐요.
- 내역에는 있는데 영수증이 없는 항목은 따로 표시해 둬요.
- 영수증이 없는 항목은 직원에게 사용 목적과 누락 사유를 확인하고, 보완할 자료와 회사 내부 정산 내역을 기록해 둬요.
회사에서 출장비를 지급하는 것과 세무상 비용으로 인정받는 것은 별개예요. 증빙이 빠진 항목은 임의로 비용 처리하지 말고, 항목별 증빙 요건과 보완 자료를 담당 세무사에게 확인하세요.
남은 돈이나 부족한 돈은 어떻게 처리하나요?
남은 잔액은 직원이 돌려주고, 부족하면 회사가 추가로 지급한 뒤 그 내용을 정산서에 적어 두면 돼요. 위 예시라면 직원이 10만 원을 돌려주고, 정산서에 "지급 30만 원, 사용 20만 원, 반환 10만 원"이라고 남기면 돼요.
바로 적용할 순서는 이래요.
- 출장 전에 지급한 금액과 날짜를 적어 둬요.
- 출장 후 일정 기한 안에 사용 내역과 영수증을 받아요.
- 영수증 합계와 사용 내역을 맞춰 봐요.
- 잔액을 반환받거나 부족분을 지급해요.
- 정산서와 영수증을 한 묶음으로 보관해요.
이 순서를 출장 때마다 반복하면 사업 운영 중에 출장비 정산이 밀리지 않아요.