대표님이 회사 지출을 먼저 결제해 두고 정산을 미루는 일은 생각보다 흔해요. 이럴 때는 어떤 카드로 냈는지보다 아래 세 가지를 먼저 확인해 보세요.
먼저 무엇부터 확인하면 되나요?
이 지출이 회사 일 때문에 쓴 돈인지부터 구분하세요. 카드가 대표님 명의여도 회사 업무에 쓴 돈이라면 회사가 돌려줄 돈으로 볼 수 있어요. 반대로 법인카드로 냈어도 개인 용도라면 따로 살펴봐야 해요.
구분 기준은 간단해요.
- 회사 업무용인가요, 개인용인가요?
- 업무용이라면 누구와, 무엇을 위해 썼나요?
- 개인용이 섞였다면 금액을 나눌 수 있나요?
증빙과 정산은 어떻게 이어야 하나요?
영수증, 메모, 입금 내역이 한 줄로 이어지게 정리하세요. 장부는 "쓴 돈"과 "돌려받은 돈"이 서로 짝이 맞아야 깔끔해요.
가상의 상황을 하나 들어 볼게요. 대표님이 개인카드로 거래처 식사비를 먼저 결제했고, 회사는 한 달 뒤 대표님 계좌로 같은 금액을 보냈다고 해 볼게요. 이때 영수증에 "거래처 미팅, 참석자, 목적"을 적어 두고, 입금 내역에 어떤 지출의 정산인지 연결해 두면 나중에 설명하기 쉬워요.
개인지출과 회사지출이 섞여 보일 때는 아래 메모만 남겨도 도움이 돼요.
- 결제일과 결제한 사람
- 지출 목적과 업무 관련성
- 정산 예정일과 실제 정산일
메모는 기억이 선명한 결제 당일이나 그 주 안에 남기는 편이 좋아요.
정산이 계속 밀리면 어떤 점이 걱정되나요?
미정산 상태가 길어지면 회사 돈과 대표님 돈의 경계가 흐려질 수 있어요. 회사가 대표님에게 돈을 쓰고 돌려받지 못한 내역이 남아 있으면 가지급금(회사가 대표나 직원에게 빌려준 것으로 보이는 돈)으로 확인해야 할 수 있어요. 어떻게 처리되는지는 사실관계에 따라 달라서, 개별 상황은 세무사와 확인하는 것이 안전해요.
법인카드, 개인카드, 개인계좌 중 무엇을 쓸 수 있는지는 회사 내부 규정과도 맞아야 해요. 결산이 가까워지면 미정산 내역을 한 번에 모아 두는 것도 잊지 마세요.
실무 체크 포인트 결제 수단이 아니라 "무슨 돈이었고, 언제 돌려받았는지"가 기록에 남아 있는지 확인하세요.
오늘 바로 할 일
- 대표님이 먼저 결제한 내역을 한 장의 목록으로 모아요.
- 각 건마다 영수증과 지출 목적 메모를 붙여요.
- 정산 예정일과 입금 내역을 연결해 두고, 오래 남은 건은 세무사와 상의해요.