사무실 정리를 하다 보면 이면지, 택배 상자, 고객 계약서가 한 봉투에 섞이기 쉬워요. 개인정보가 들어 있다면 그냥 버리지 말고 따로 분리해서 처리해야 해요.
어떤 문서를 따로 모아야 하나요?
고객·직원·거래처의 이름, 연락처, 주민등록번호 같은 개인정보가 담긴 종이는 일반 쓰레기와 분리해 모으세요. 개인정보보호법 제21조는 보유기간이 지났거나 처리 목적을 달성해 불필요해진 개인정보를 지체 없이 파기하도록 해요. 다른 법령에 따라 보존해야 하는 문서는 예외이고, 이때는 다른 개인정보와 분리해 보관해야 해요.
개인정보가 없는 단순 영업 자료의 보안 등급이나 파쇄 입자 크기는 위 조문만으로 정해지지 않아요. 회사 내부 기준으로 정하면 돼요.
어떻게 파기해야 하나요?
종이 문서는 파쇄 또는 소각, 전자 파일은 복원이 불가능한 영구 삭제가 기본이에요. 개인정보보호법 시행령 제16조가 정한 방식이고, 법 제21조 제2항은 복구·재생되지 않도록 조치하라고 해요. 찢어서 버리거나 휴지통에 비우는 정도로는 부족할 수 있어요.
외부 업체에 맡기더라도 파쇄 일시와 대상 문서를 남겨 두면 나중에 설명하기 좋아요. 다만 파쇄증명서나 입회 같은 절차는 위 원문이 정한 의무는 아니에요.
일반 폐기물은 어떻게 하나요?
폐기물 종류는 배출량과 시설 여부, 지자체 조례에 따라 달라서 따로 확인해야 해요. 생활폐기물인지 사업장폐기물인지는 이 글에서 판단하지 않아요. 건물 관리사무소나 관할 지자체에 배출 방법을 먼저 물어보세요.
이런 상황이라면
가상의 예시예요. 직원 10명 규모 사무실이 이사를 앞두고 폐지 상자 20개를 정리해요. 그중6개는 고객 상담지가 든 상자예요. 이6개에 보존해야 할 자료가 있는지 먼저 확인하고,불필요해졌으며 별도 보존의무도 없는 상담지만 분리해 파쇄해요. 나머지14개도 개인정보가 없는지 확인한 뒤 건물·지자체 배출기준에 맞춰 처리해요. 이렇게 하면 파쇄 대상이 줄고, 개인정보가 섞여 나가는 일도 막을 수 있어요.
실무 체크 포인트 처음 분류만 정확히 해도 파쇄 비용과 유출 위험이 같이 줄어요.
오늘 바로 할 일
- 개인정보 문서 전용 수거함을 정하고 일반 폐지와 분리해요.
- 보존기간이 끝난 문서의 파기 방식(파쇄 또는 소각)을 내부 기준으로 적어 둬요.
- 파기 날짜와 대상 목록을 간단히 기록해요.
출처: 개인정보 보호법 제21조, 개인정보 보호법 시행령 제16조 (2026-10-11 기준)