선급금은 물건이나 서비스를 받기 전에 먼저 보낸 돈이에요. 돈은 이미 나갔지만, 납품과 검수가 끝나기 전까지는 계속 따라가야 해요. 핵심은 “얼마를 보냈나”보다 “그 돈이 어떤 납품으로 정리되고 있나”를 건별로 보는 거예요.
선급금 건별로 무엇을 적어야 할까요?
선급금 추적표에는 지급 정보, 납기, 납품·검수 누계, 정산 기준, 미정산액, 다음 점검일을 적으면 돼요.
먼저 지급일, 지급액, 거래처, 계약명을 적어요. 그다음 계약서나 발주서에 적힌 납품 예정일을 옮겨 적어요. 분할 납품이면 회차별 날짜를 나눠 적는 편이 좋아요.
입고만 된 상태와 검수까지 끝난 상태도 구분하세요. 실제 사용할 수 있는 물건인지 확인이 끝나야 대금 정산 판단이 쉬워져요. 마지막으로 선급금을 어떤 방식으로 납품분에 차감하는지 적어야 해요. 계약마다 전액 우선 차감, 비율 차감, 마지막 회차 차감처럼 다를 수 있어서 잔액을 임의로 계산하면 안 돼요.
점검 주기는 어떻게 정하면 될까요?
점검 주기는 납기와 금액을 기준으로 회사 내부 기준으로 정하면 돼요.
납기가 많이 남은 건은 정기 점검일에 확인하고, 납기 직전에는 한 번 더 확인하는 식이면 충분해요. 금액이 크거나 납품 지연이 사업에 바로 영향을 주는 건은 더 자주 확인하세요. 중요한 것은 “누가, 언제, 무엇을 확인했는지”가 남는 거예요.
가상의 사례예요. 부가세 별도 총 계약금액 1,000만 원, 수량 100개, 단가 10만 원인 부품을 사고 선급금 300만 원을 지급했어요. 계약상 선급금은 납품금액의 30%씩 차감하기로 했다고 가정해요. 1차로 40개가 들어와 검수까지 끝났다면 납품 누계는 40개 × 10만 원 = 400만 원이에요. 선급금 정산액은 400만 원 × 30% = 120만 원이고, 미정산 선급금은 300만 원 - 120만 원 = 180만 원이에요. 검산하면 정산액 120만 원과 미정산액 180만 원의 합계가 지급액 300만 원과 같아요.
오늘 바로 할 일
- 선급금이 남아 있는 거래를 건별로 뽑아 보세요.
- 각 건의 납기, 검수 누계, 정산 기준, 미정산액을 한 줄로 적어 보세요.
- 다음 점검일과 담당자를 달력에 등록하세요.
계약별 세무·회계 처리는 별도 확인이 필요해요.