직원이 적은 회사에서는 한 사람이 경리도 하고 구매도 하고 대표 통장 관리도 맡는 일이 흔해요. 문제는 업무가 많은 것보다 서로 감시해야 할 권한이 한 사람 손에 모이는 것이에요.

어떤 권한 조합이 충돌하나요?

한 사람이 거래를 시작하고, 승인하고, 돈을 내보내고, 기록까지 하면 실수나 부정이 생겨도 잡아낼 사람이 없어요. 이런 조합을 '충돌 권한'이라고 불러요.

  • 거래처 등록 + 대금 지급
  • 지출 요청 + 지출 승인
  • 입금 확인 + 장부 입력
  • 인터넷뱅킹 이체 + 은행 잔액 대사(장부와 은행 잔액을 맞춰 보는 일)

점검표는 어떻게 만드나요?

직원 이름을 세로로, 업무 권한을 가로로 적은 표를 만들어요. 각자가 가진 권한에 체크한 뒤, 위의 충돌 조합에 한 사람이 동시에 걸리는지 확인하면 돼요. 권한은 직무기술서가 아니라 실제 시스템 계정과 통장 권한 기준으로 적어야 정확해요.

가상의 상황으로 볼게요. 직원 5명인 회사에서 김 대리가 거래처 등록, 세금계산서 수취 확인, 인터넷뱅킹 이체를 모두 맡고 있다고 가정해요. 표에 체크하면 '거래처 등록 + 대금 지급'이 한 사람에게 겹쳐 보여요. 이 경우 가짜 거래처를 만들어 돈을 보내도 중간에 걸러낼 사람이 없어요.

분리 대상은 어떻게 정하나요?

모든 충돌을 한 번에 없애기는 어려워요. 돈이 나가는 쪽부터 우선순위를 두세요.

  1. 지급 권한과 거래처 등록 권한을 다른 사람에게 나눠요.
  2. 이체는 한 사람이 요청하고 다른 사람이 승인하게 해요.
  3. 사람이 모자라면 대표가 월 1회 은행 거래내역과 지급 목록을 직접 대조해요. 분리가 어려울 때 쓰는 보완책이에요.

실무 체크 포인트: 분리의 핵심은 사람 수가 아니라 '확인하는 눈이 한 쌍 이상 있는가'예요.

오늘 바로 할 일

  • 직원별 시스템 계정·통장 권한을 표로 정리해요.
  • 충돌 조합에 걸린 사람을 찾아 분리 우선순위 1순위를 정해요.

회사별 업무 구조와 관련 법규에 따라 필요한 통제 수준이 다를 수 있으니 세무사 등 전문가와 함께 점검해 보세요.