핵심 직원이 휴가, 질병, 퇴사로 자리를 비우면 급여 지급이나 거래처 대응이 멈추는 회사가 많아요. 거창한 계획서보다 업무별 대행자, 인수 자료, 전환 절차 세 가지를 정해 두는 것이 먼저예요.
무엇부터 정해야 하나요?
비어 있으면 안 되는 업무부터 골라 대행자를 정하세요. 모든 업무를 적을 필요는 없어요. 며칠만 멈춰도 돈이나 신뢰에 문제가 생기는 업무만 추리면 돼요.
- 급여·대금 지급, 거래처 청구, 고객 문의 응대처럼 기한이 있는 업무
- 한 사람만 방법을 아는 업무
업무마다 1차 대행자와 2차 대행자를 한 명씩 적어 두세요. 한 사람에게 대행이 몰리지 않게 나누는 것도 요령이에요.
인수 자료에는 무엇을 담나요?
대행자가 혼자 따라 할 수 있는 정도의 자료가 기준이에요. 담당자의 머릿속에만 있는 내용을 꺼내 두는 거예요.
- 업무 순서와 처리 기한
- 자주 쓰는 파일과 문서의 위치
- 거래처·외부 담당자 연락처와 특이사항
- 자주 생기는 예외와 처리 방법
길게 쓰지 않아도 괜찮아요. 한 업무를 한두 장으로 정리하고, 담당자가 바뀌거나 방식이 달라질 때마다 고쳐 두세요.
전환 절차는 어떻게 정하나요?
누가 언제 대행으로 전환하는지 순서를 미리 적어 두세요. 부재가 길어질 때 누구에게 알리고, 어떤 업무를 먼저 넘길지 정해 두면 당황하지 않아요.
가상의 상황으로 볼게요. 직원 5명인 회사에서 경리 담당 한 명이 갑자기 2주간 자리를 비운다고 해 볼게요. 대행자가 정해져 있지 않으면 대표가 담당자에게 일일이 전화해 물어봐야 해요. 반대로 지급 업무의 1차 대행자와 인수 자료가 있었다면, 대표는 전환만 지시하면 되고 대행자는 자료대로 처리해요.
실무 체크 포인트: 계획은 만들어 두는 것보다 한 번 시험해 보는 게 중요해요. 대행자가 자료만 보고 업무를 처리해 보면 빠진 내용이 바로 드러나요.
오늘 바로 할 일
- 멈추면 안 되는 핵심 업무를 3~5개 적어 보세요.
- 업무마다 1차 대행자를 정하세요.
- 가장 중요한 업무 하나의 인수 자료를 먼저 한 장으로 만드세요.