거래처가 입금을 미루기 시작하면 "언제, 누가, 어떻게 말해야 하나"가 가장 막막해요. 연체 기간별 독촉 단계와 담당을 미리 정해 두면 감정이 아니라 기준으로 대응할 수 있어요.
독촉은 어떤 순서로 진행하면 좋을까요?
연체 기간에 따라 강도를 단계적으로 높이는 방식이 무난해요. 아래는 회사가 선택할 수 있는 운영안 예시이고, 일수는 업종과 거래 관계에 맞게 조정하면 돼요.
- 1단계(연체 직후~약 2주): 문자·이메일로 부드러운 안내
- 2단계(약 2~6주): 전화 통화로 입금 예정일 확인
- 3단계(약 6주 이후): 공문 발송, 분할 납부 등 합의안 제시
- 4단계(합의 불발): 내용증명 발송 후 지급명령·소송 등 법적 절차 검토
법적 절차는 시간과 비용이 드니 앞 단계에서 최대한 정리하는 편이 효율적이에요.
누가 맡고 무엇을 기록해야 할까요?
1~2단계는 영업 담당이, 3단계부터는 경영지원·대표가 맡도록 나누면 관계 관리와 회수 업무가 섞이지 않아요. 영업 담당은 거래처와 친해서 독촉이 무뎌지기 쉽거든요.
매 단계마다 이것만 남겨 두세요.
- 거래명세서·세금계산서·계약서 등 채권의 근거 자료
- 독촉 일시, 방법, 상대방 답변 요지
- 약속받은 입금 예정일과 이행 여부
실무 체크 포인트: 전화로 합의한 내용은 당일 문자나 이메일로 다시 보내 두세요. 나중에 다툴 때 시간순 기록이 가장 강한 자료가 돼요.
이런 상황이라면 어떻게 하나요?
가상의 상황이에요. 인테리어 소품을 납품한 A사가 거래처 B사에 청구한 대금이 550만 원(부가세 포함 기준으로 가정)인데 입금 예정일을 넘겼어요.
- 연체 3일째에 담당 영업이 청구서와 함께 안내 문자를 보내요.
- 3주째에 통화해서 "이번 달 말 입금"이라는 답을 받고, 그 내용을 이메일로 다시 확인해요.
- 약속한 날에도 입금이 없으면 6주째에 경영지원이 공문을 보내 분할 납부를 제안해요.
- 그래도 응답이 없을 때 내용증명을 보내고 다음 절차를 검토해요.
이렇게 기록이 쌓여 있으면 독촉도, 이후 법적 대응도 훨씬 수월해요.
오늘 바로 할 일
- 우리 회사의 연체 기간별 독촉 단계(안)를 한 장으로 적어 보세요.
- 단계별 담당자를 정하고, 독촉 기록용 양식(일시·방법·답변·다음 약속일)을 만드세요.
- 현재 미수금 목록에서 6주 이상 지난 건부터 기록 상태를 점검하세요.
법적 절차 선택이나 채권 소멸시효처럼 개별 판단이 필요한 부분은 변호사·세무사 등 전문가와 상담하세요.