인감 대장, 승인된 문서와 실제 날인본을 연결하세요

법인 인감을 찍은 뒤 어떤 문서였는지 찾을 수 없다면 대장 항목부터 바꿔 보세요. 도장 사용 횟수보다 승인된 내용과 실제 날인본이 이어지는지가 중요해요. 아래는 회사가 정할 수 있는 내부 관리안이에요.

대장에는 무엇을 적으면 좋나요?

요청자·부서,문서명과 버전,상대방,날인 목적,요청 부수,승인자,날인일,실제 날인자,원본 반환 여부를 적어 보세요. 계약 검토가 끝난 파일이나 승인 문서를 같은 줄에 연결하면 나중에 비교하기 쉬워요.

법인 인감의 등기소 제출 요건과 회사의 인감 사용 대장은 별개예요. 대장에 기록했다는 이유로 계약 승인이나 대표권 문제가 해결되는 것은 아니에요. 거래별 권한·결의가 필요한지는 먼저 확인해야 해요.

요청·승인·날인은 어떻게 나누나요?

요청자는 최종 문서와 날인할 부수를 제출하고,승인자는 내용과 권한을 확인해요. 인감 관리자는 승인된 문서와 실제 문서가 같은지 대조한 뒤 사용 기록을 남기는 방식이에요. 인원이 적어 겸임하더라도 본인이 요청한 문서를 다른 확인 없이 날인하는 흐름은 피하는 편이 좋아요.

가상으로 공급계약서2부에 날인을 요청했다면 승인본의 금액·상대방·버전을 확인해요. 실제 날인2부 중 회사 보관1부,상대방 전달1부로 처리했다면 대장에도2부의 행방이 이어져야 해요. 서명 직전 수정된 문서라면 기존 승인번호만 재사용하지 말고 변경 내용을 다시 확인하세요.

대표 부재 시 누가 대신 승인할지,긴급 사용 후 언제 확인할지도 회사 규정에 적어 두세요. 대행 승인이나 사후 기록이 권한 없는 행위를 당연히 유효하게 만드는 것은 아니에요.

오늘은 최근 날인3건을 골라 승인본,대장,보관 원본이 서로 맞는지 확인하고,미확인 문서는 담당자와 반환 일정을 정해 보세요.