직원이 퇴사하기로 했다면, 마지막 근무일에 한꺼번에 정리하려는 방식은 놓치는 항목이 생기기 쉬워요. 퇴사 통보를 받은 날부터 순서를 정해 두면 훨씬 수월해요.
퇴사 통보를 받으면 가장 먼저 무엇을 하나요?
반납 대상 목록과 계정 목록을 먼저 만드세요. 무엇을 돌려받고 무엇을 막을지 모르면 회수 자체가 어렵기 때문이에요.
- 반납 대상: 노트북·휴대폰·출입카드, 거래처 자료, 계약서, 업무용 저장장치와 적법하게 이전할 회사 업무 파일
- 회수할 계정: 이메일, 메신저, 클라우드 저장소, 회계·인사 프로그램, 홈택스 등 외부 사이트 로그인
이 목록이 곧 퇴사 체크리스트의 뼈대가 돼요. 인수인계 항목도 같은 표에 적어 두면 빠지지 않아요.
계정은 언제, 어떤 순서로 회수하나요?
인수인계와 자료 이전이 끝난 뒤, 마지막 근무일 기준으로 권한을 닫는 순서가 안전해요. 자료를 넘기기 전에 계정을 먼저 막으면 업무가 멈출 수 있어요.
- 업무 인계와 파일 이전 확인
- 계정별 접근권한 정지·회수와 필요한 인증정보 변경(법정 보관 자료를 함께 삭제하지 않기)
- 공용 계정이나 외부 사이트 담당자 변경
- 회수 시각과 확인자 기록
개인정보가 들어 있는 시스템은 퇴직 등으로 취급자가 바뀌면 지체 없이 권한을 변경하거나 말소해야 해요. 업무 이전 계획은 그 전에 세우고, 이미 담당 업무에서 배제됐거나 유출 위험이 있는 계정은 마지막 날까지 열어 두지 마세요. 개인 계정의 비밀번호나 사적인 파일을 넘겨받는 방식은 피하세요. 「개인정보 보호법」 제29조의 안전조치의무와 개인정보보호위원회 고시를 확인해 보세요.
가상 상황으로 보면 어떻게 달라지나요?
직원 5명인 가상의 도매업체에서 경리 담당자가 이달 말 퇴사한다고 해볼게요. 대표가 통보받은 날 표를 만들고, 거래처 엑셀과 회계 프로그램, 이메일 계정을 적었어요.
마지막 날에는 후임이 파일을 받았는지 확인한 뒤 권한을 닫고, 노트북과 출입카드를 돌려받았어요. 항목별 처리 시각과 담당자 서명이 담긴 업무자료 반납 확인서도 한 장 남겼어요. 나중에 자료 행방을 물을 일이 생겨도 기록으로 답할 수 있어요.
실무 체크 포인트: 퇴직자 개인정보와 급여·원천징수 관련 서류는 보관 기간이 서로 달라요. 반납·회수 기록과 함께 보관 대상을 따로 정리해 두세요.
오늘 바로 할 일
- 퇴사 시 반납 대상과 계정 목록을 한 장짜리 표로 만들어 보세요.
- 표 아래에 회수 시각·확인자·직원 서명 칸을 넣어 반납 확인서로 쓰세요.
- 보관해야 하는 서류의 기간은 관련 법령과 고용노동부·국세청 안내에서 최신 내용을 확인하세요.
참고 출처: 「개인정보 보호법」 제29조(안전조치의무, 국가법령정보센터 law.go.kr), 개인정보보호위원회 개인정보의 안전성 확보조치 기준 고시. 이 글은 2026-07-03 기준 일반 안내이며, 회사별 규정은 노무사·세무사와 확인하세요.