외주 가공업체에 자재를 무상으로 보내면 우리 창고에서는 사라져 보여요. 하지만 소유권은 우리에게 있어서, 외주처에 있는 동안에도 수량을 따로 관리해야 해요. 이번 달 말부터 적용할 수 있는 기준을 정리했어요.
사급자재 대장에는 무엇을 적나요?
외주처별로 대장을 나누고 '출고·사용·반품·불량·잔량' 5가지를 적어요. 외주처가 여러 곳이면 한 장에 섞지 않는 편이 좋아요.
- 출고: 날짜, 품목, 수량, 출고 전표 번호
- 사용: 가공 완료 수량에 기준 소요량(BOM, 제품 1개에 드는 자재량)을 곱한 값
- 반품·불량: 돌려받은 수량과 폐기 확인 수량
- 잔량: 출고에서 사용·반품·불량을 뺀 장부상 수량
잔량은 언제, 어떻게 맞춰 보나요?
월말에 한 번, 장부 잔량과 외주처 보고 잔량, 현장 실사 수량을 3단으로 비교해요. 세 숫자가 같으면 마감하고, 다르면 원인을 먼저 찾아요.
외주처가 많다면 모든 곳을 매달 방문하기는 어려워요. 이럴 땐 외주처 보고는 매월 받고, 현장 실사는 금액이 큰 곳부터 분기 1회 등으로 정하는 운영안을 고려해 보세요. 차이가 났을 때 허용 범위(예: 소요량 대비 일정 비율의 공정 손실)를 미리 정해 두면 판단이 빨라져요.
가상 상황으로 보면 어떤가요?
아래는 이해를 돕기 위한 가상 상황이에요. A사가 외주처 B에 부품 1,000개를 무상으로 보냈고, 완제품 1개에 부품 1개가 들어간다고 가정해요.
- 이번 달 가공 완료: 950개 → 사용 950개
- 불량 폐기 확인: 10개
- 장부 잔량: 1,000 − 950 − 10 = 40개
- 월말 실사 수량: 35개
실사가 5개 모자라요. 이때는 입고 누락, 불량 미보고, 공정 손실 중 어디서 생겼는지 전표와 작업일보를 대조해 확인해요. 허용 범위를 넘으면 원인과 처리 결과를 대장에 남기고, 그 달 안에 장부 수량을 정리해요.
실무 체크 포인트: 차이 수량은 '다음 달에 보자'로 넘기지 말고, 원인 메모와 담당자를 함께 기록해 두세요.
오늘 바로 할 일
- 사급자재를 보낸 외주처 목록을 만들고 처별 대장 양식을 통일해요.
- 월말 보고일과 실사 주기(전수·분기·금액 기준)를 정해 외주처에 알려요.
- 허용 손실 범위와 차이 발생 시 처리 담당자를 지정해요.