채용이 끝나면 쌓여 있는 이력서가 슬슬 부담돼요. 그냥 두자니 찜찜하고, 바로 버리자니 불안하죠. 채용절차법은 이 부분에 기준을 두고 있어요.
이력서는 얼마나 보관해야 하나요?
채용 여부가 확정된 뒤 일정 기간은 보관해야 해요. 불합격한 지원자가 서류를 돌려 달라고 할 수 있기 때문이에요. 그 기간이 바로 반환 청구기간이에요.
- 반환 청구기간은 채용 확정일 이후 14일부터 180일까지 범위에서 회사가 정해요.
- 회사는 채용 여부가 확정되기 전까지 이 기간을 지원자에게 알려야 해요.
- 반환 비용은 원칙적으로 회사가 부담해요.
보관기간은 법이 하나의 숫자로 정해 주지 않고, 범위 안에서 회사가 정하는 구조예요. 정한 기간을 공고나 안내 메일에 미리 적어 두면 돼요.
기간이 지나면 어떻게 하나요?
청구기간이 끝났거나, 서류를 돌려주지 않은 경우에는 「개인정보 보호법」에 따라 파기해야 해요. 파기 후에는 누가, 언제, 어떤 채용서류를 처리했는지 내부 기록으로 남겨 두면 나중에 확인하기 쉬워요.
참고로 홈페이지나 전자우편으로 받은 서류, 지원자가 회사의 요구 없이 자발적으로 보낸 서류는 반환 규정의 적용 대상에서 빠져 있어요. 이런 서류를 어떻게 다룰지는 회사 내부 기준을 따로 정해 두는 편이 좋아요.
우리 회사는 이렇게 정하면 돼요
가상의 상황으로 볼게요. 한 회사가 개발자 1명을 채용했고, 합격자는 2026년 3월 10일에 확정됐어요. 대표는 지원 단계에서 "반환 청구기간은 확정일로부터 30일"이라고 안내했어요.
이 경우 청구기간은 4월 9일에 끝나요. 이후에는 담당자가 남은 지원서를 파기하고, 파기 일자와 대상 건수를 한 줄로 기록해요. 청구기간 30일은 14~180일 범위 안이라서 문제없고, 숫자는 이 가상 사례에서만 쓴 전제예요.
실무 체크 포인트: 보관기간 안내, 파기 담당자, 파기 기록 이 세 가지만 정해 두면 채용 서류 관리의 기본은 갖춰져요.
오늘 바로 할 일
- 채용 공고나 안내 메일에 반환 청구기간(14~180일 범위)을 적어 두세요.
- 파기 담당자 한 명과 파기 후 기록 방식(날짜·건수)을 정하세요.
- 이메일로 받은 이력서처럼 반환 규정 밖의 서류는 내부 보관·파기 기준을 따로 적어 두세요.
[참고 출처] 채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조(시행 2020. 5. 26.), 같은 법 시행령 제4조(시행 2019. 7. 17.) — 국가법령정보센터