공급계약에 최소구매수량 약정이 있으면, 연말에 가서야 미달을 알게 되는 경우가 많아요. 구매가 여러 부서에 흩어져 있다면 더 그래요. 약정 기간 중간에 '지금 몇 퍼센트 샀는지' 볼 수 있는 구조만 있어도 미달 위험을 미리 알 수 있어요.
최소구매수량, 어디에 기록해 두나요?
계약 하나당 한 줄짜리 관리표를 만들어 두세요. 계약서 원문과 별개로, 숫자만 모아 둔 표예요.
- 계약 기간(시작일·종료일)
- 약정 수량(또는 금액)과 단위
- 인정되는 구매 범위(어느 품목·어느 계열사까지 합산되는지)
- 부서별 구매 담당자
- 누적 구매량과 이행률
특히 '합산 인정 범위'는 계약서 문구를 직접 확인해야 해요. 다른 부서나 자회사 구매가 약정 수량에 들어가는지는 계약마다 달라요.
이행률은 얼마나 자주, 누가 보나요?
월 1회, 구매팀 담당자 1명이 점검하는 방식을 권해요. 이는 하나의 운영 제안이에요. 약정 기간과 구매 빈도에 맞춰 회사가 정하면 돼요.
점검 때는 '현재 이행률'과 '경과 기간 비율'을 나란히 비교해요. 이행률이 경과 비율보다 계속 낮으면 미달 경고예요. 부서별 누적 구매량은 발주 시스템이나 매입 내역에서 뽑아 한 표에 합쳐 두세요.
가상 상황으로 보면 어떤가요?
가정해 볼게요. 1년(12개월) 계약에 최소구매수량이 1,200개이고, 3개 부서가 합산 구매한다고 해요. 7월 말(7개월 경과) 기준 누적 구매가 560개예요.
- 경과 기간 비율: 7/12 ≈ 58%
- 누적 이행률: 560/1,200 ≈ 47%
- 단순 월평균 기준 목표: 700개 (1,200 × 7/12)
목표보다 140개 부족해요. 남은 5개월 동안 640개(1,200 − 560)를 사야 하니 월평균 128개예요. 지금까지 월평균은 80개(560 ÷ 7)였으니, 이 속도라면 연말 누적은 약 960개로 예상돼요. 이렇게 월 1회만 봐도 일찍 대응할 시간이 생겨요.
실무 체크 포인트: 미달이 예상되면 구매 시기 조정이나 계약 조건 협의 가능 여부를 계약서 문구에 맞춰 먼저 확인하세요. 미달 시 처리 방식은 계약마다 달라요.
오늘 바로 할 일
- 진행 중인 공급계약 중 최소구매수량 약정이 있는 건을 모두 찾아 관리표에 올리세요.
- 점검 주기(월 1회)와 담당자 1명, 부서별 자료 제출자를 정하세요.
- 이행률이 경과 비율보다 낮은 계약부터 계약서의 합산 범위와 미달 시 조항을 다시 읽어 보세요.