월말 결산 때마다 "그거 누가 확인했지?" 하는 말이 나온다면, 항목은 있는데 담당과 순서가 없는 경우가 많아요. 체크리스트와 검토·승인 단계를 한 장으로 정해 두면 누락을 크게 줄일 수 있어요.
체크리스트에는 무엇을 적어야 하나요?
항목 이름만 적지 말고 누가, 언제까지, 무엇으로 확인하는지까지 적어야 해요.
- 항목: 매출 마감, 비용 마감, 급여, 감가상각, 선급·미지급 정리 등
- 담당자: 입력하는 사람
- 증빙·자료: 세금계산서, 카드 내역, 통장 거래 내역 등
- 완료 기한: 익월 며칠까지
처음부터 완벽할 필요는 없어요. 지난달 빠뜨린 항목부터 한 줄씩 추가하면 우리 회사에 맞는 목록이 돼요.
검토와 승인은 왜 나눠야 하나요?
입력한 사람이 혼자 확인하면 같은 실수를 다시 놓치기 쉬워서예요. 그래서 담당자 → 검토자 → 승인자의 3단계로 나누는 방식을 권해요.
- 담당자: 전표를 입력하고 증빙을 붙여요.
- 검토자: 잔액과 증빙이 맞는지 대조해요. 예를 들어 통장 잔액과 장부 잔액을 비교해요.
- 승인자: 대표 또는 재무 책임자가 전월 대비 큰 변동을 보고 마감을 확정해요.
직원이 적은 회사라면 검토자와 승인자를 대표가 겸해도 괜찮아요. 다만 입력한 사람과 검토하는 사람은 가능하면 분리하세요.
우리 회사에는 어떻게 적용하나요?
가상의 상황으로 볼게요. 직원 3명인 회사에서 경리 담당자가 장부를 쓰고, 대표가 월말에 한 번 훑어보는 구조라고 가정해요.
이 회사는 마감 전 이런 순서를 정할 수 있어요.
- 영업일 3일 이내: 경리 담당자가 매출·비용 전표를 입력해요.
- 영업일 4일째: 외부 세무사 또는 다른 직원이 통장·카드 내역과 장부를 대조해요.
- 영업일 5일째: 대표가 전월 대비 큰 변동 항목만 확인하고 승인해요.
이렇게 하면 대표는 모든 전표를 보지 않아도 되고, 빠진 항목은 검토 단계에서 걸러져요.
실무 체크 포인트: 승인 기록은 서명이든 메신저 승인이든 남기세요. 나중에 "누가 언제 확정했는지"를 바로 찾을 수 있어요.
오늘 바로 할 일
- 지난 결산에서 빠뜨렸던 항목 3개를 적어 보세요.
- 항목마다 담당자와 기한을 한 줄씩 붙이세요.
- 검토자와 승인자를 정하고, 승인 기록을 남기는 방법을 정하세요.
세무·회계 신고 기한과 기준은 개정될 수 있으니 국세청·홈택스 등 공식 경로에서 최신 내용을 확인하세요.