지급 보류로 묶어 둔 대금은 시간이 지나면 '왜 묶었는지'부터 흐려져요. 풀 때 누가 확인하고 누가 승인할지 미리 정해 두면 실수가 크게 줄어요.
보류를 푸는 사람과 승인하는 사람이 같아도 될까요?
가능하면 나누는 편이 안전해요. 보류 사유를 확인하는 사람과 재지급을 승인하는 사람이 같으면 확인이 형식에 그치기 쉬워요.
법령이 정한 확인자나 승인 단계가 아니라, 회사가 권한 규정으로 정하는 내부 절차예요. 규모가 작다면 이렇게 단순하게 시작해도 충분해요.
- 해소 확인자: 보류를 건 담당 부서(구매·계약·검수 담당)
- 재지급 승인자: 대금 지급을 승인하는 대표 또는 재무 책임자
재지급 전에 무엇을 확인해야 하나요?
보류 사유가 실제로 풀렸다는 근거를 문서로 남기는 것이 핵심이에요. 말로만 "해결됐대요"는 근거가 되지 않아요.
- 보류 사유가 무엇이었는지 (금액 불일치, 검수 미완료, 증빙 누락 등)
- 해소 방법과 근거 (수정 세금계산서, 검수확인서, 계약 변경 합의서 등)
- 지급 금액·계좌·거래처가 보류 당시와 같은지
- 이미 일부 지급했거나 다른 건과 합쳐 지급하지 않았는지
실무 체크 포인트: 보류 목록에 '사유·해소 근거·확인자·승인자·재지급일' 다섯 칸만 만들어도 이중 지급을 크게 줄일 수 있어요.
가상 상황으로 보면 어떻게 되나요?
가상의 상황이에요. 거래처 A사가 청구한 대금 공급가액 1,000만 원(부가세 100만 원 별도, 합계 1,100만 원) 중 납품 수량이 달라 전액 지급을 보류했다고 해볼게요.
- 구매 담당자가 A사와 수량을 다시 맞추고 검수확인서를 받아요.
- 금액이 바뀌면 수정 세금계산서나 정산 합의서를 받아요.
- 구매 담당자가 '보류 해소 확인'을 기록해요.
- 재무 책임자가 증빙을 보고 재지급을 승인해요.
- 지급 후 보류 목록에서 해당 건을 닫아요.
이 순서면 해소 확인자와 승인자가 나뉘고, 나중에 "왜 이 금액을 이날 지급했는지"도 설명할 수 있어요.
오늘 바로 할 일
- 현재 보류 중인 건을 모두 뽑아 사유와 담당자를 적어 보세요.
- 보류 해소 확인자와 재지급 승인자를 각각 누구로 할지 정하세요.
- 해소 근거 서류를 지급 승인 전에 첨부하는 규칙을 만드세요.
지급 보류와 재지급 절차는 회사의 내부 권한 규정에 따라 설계하는 영역이에요. 계약서에 지급 조건이나 기한이 있다면 내부 보류가 그 기한을 늘려 주는 것은 아니니 함께 확인하세요.