소프트웨어·클라우드·정기배송처럼 구독계약은 한 번 시작하면 잊기 쉬워요. 자동으로 갱신되는 계약은 "만료일"이 아니라 **"해지 통지 마감일"**이 진짜 기한이에요.
왜 만료일이 아니라 통지 마감일을 관리해야 하나요?
계약서에 "만료 30일 전까지 서면 통지하지 않으면 자동 갱신된다"고 적혀 있다면, 만료일 하루 전에 알아도 이미 늦어요. 이때 통지 마감일이 곧 결정일이에요.
관리표에는 최소한 아래 항목을 넣어 두세요.
- 계약 상대방과 서비스명
- 갱신 주기(월·연)와 갱신 금액
- 통지 마감일(만료일에서 계산한 날짜)
- 통지 방식(이메일·내용증명·관리자 페이지 등)과 담당자
누가, 언제 확인하게 할까요?
담당자는 계약을 쓰는 부서장이 아니라 관리표를 책임지는 한 사람으로 정하는 것이 좋아요. 사용 부서는 "계속 쓸지"만 답하고, 담당자는 일정과 통지만 챙기는 식으로 역할을 나누면 흐지부지되지 않아요.
알림은 마감일 기준으로 두 번 잡아 보세요. 마감 60일 전에 계속 사용 여부를 묻고, 14일 전에 최종 확인하는 방식이에요. 이 일정은 회사가 정하는 내부 운영안이고, 법정 기한이 아니에요.
가상 상황으로 볼까요?
가상의 회사가 연 단위 구독 서비스를 쓰고 있다고 해 볼게요. 계약은 12월 31일 만료이고, "만료 30일 전까지 통지하지 않으면 같은 기간으로 자동 갱신"이라는 조건이에요.
- 통지 마감일은 12월 1일이에요.
- 담당자는 10월 2일에 사용 부서에 계속 사용 여부를 물어요.
- 11월 17일에 최종 결정을 확인하고, 해지로 정해지면 계약서가 정한 방식으로 통지한 뒤 접수 확인 메일을 보관해요.
이렇게 하면 마감일 직전에 "몰랐다"는 상황이 줄어요. 통지의 효력이나 위약금은 계약서 문구에 따라 달라지므로, 개별 계약은 문구를 직접 확인해야 해요.
실무 체크 포인트: 분쟁에 대비하려면 발송 사실뿐 아니라 상대방 접수·확인 여부를 보여 줄 수 있는 자료를 남겨 두는 것이 좋아요. 발송 화면, 접수 확인 메일, 답신을 함께 보관하세요.
오늘 바로 할 일
- 현재 쓰는 구독계약을 한 장의 표로 모으고, 계약서에서 통지 마감일을 찾아 적어 두세요.
- 관리표 담당자 한 명과 대체 담당자 한 명을 정하세요.
- 마감일 60일 전·14일 전 알림을 캘린더에 등록하세요.