대표자 한 명이 모든 계좌의 조회·이체·인증수단을 갖고 있거나, 반대로 담당자에게 전부 맡겨 두는 회사가 많아요. 두 경우 모두 사고가 나면 원인을 찾기 어려워요. 권한을 나누는 기준과 회수 절차만 정해도 관리가 훨씬 단단해져요.
조회·이체·승인 권한은 왜 나눠야 하나요?
한 사람이 이체를 입력하고 승인까지 하면 실수나 부정이 생겨도 걸러낼 장치가 없어서 나눠야 해요. 이를 이체 권한 분리라고 불러요.
- 조회 권한: 잔액과 거래내역만 볼 수 있어요. 회계 담당자에게 주기 좋아요.
- 이체 입력 권한: 이체를 올릴 수 있지만 확정은 못 해요.
- 승인 권한: 올라온 이체를 확인하고 최종 실행해요. 대표자나 재무 책임자가 맡아요.
계좌별 세부 권한 구성은 은행과 인터넷뱅킹 상품마다 다를 수 있어요. 거래 은행에 가능한 설정을 먼저 물어보세요.
OTP 같은 인증수단은 누가 갖나요?
인증수단은 권한을 가진 본인만 쓰도록 사람별로 따로 발급받는 것이 원칙이에요. OTP 인증수단(일회용 비밀번호를 만드는 기기나 앱)을 공용으로 돌려 쓰면 누가 이체했는지 추적이 안 돼요.
- 사람마다 개별 ID와 인증수단을 발급받아요.
- 인증수단을 책상 위나 공용 서랍에 두지 않아요.
- 승인용 인증수단은 입력 담당자와 다른 사람이 갖게 해요.
실무 체크 포인트: 계좌별로 '누가 조회, 누가 입력, 누가 승인'하는지 표 한 장으로 적어 두세요.
퇴직이나 보직이 바뀌면 어떻게 하나요?
사람이 바뀌는 날 권한도 같이 정리해야 해요. 회수 순서는 이렇게 정해 두면 좋아요.
- 인터넷뱅킹 ID와 이체 권한 해지·변경 신청
- OTP 기기 회수 또는 앱 인증 재등록 해제
- 공동인증서 등 보유 인증서 폐기 확인
- 은행에서 변경 후 권한 현황 확인
가상의 예를 들어볼게요. 직원 3명인 회사에서 경리 담당 A가 입력, 대표 B가 승인, 외부 회계 담당 C가 조회만 맡았다고 해요. A가 퇴사하는 날 대표가 위 순서대로 A의 권한을 해지하고 후임 D에게 입력 권한만 새로 부여했어요. 승인은 계속 대표가 쥐고 있어서 인수인계 중에도 돈이 나가는 길이 막혀 있었어요.
오늘 바로 할 일
- 계좌별로 조회·입력·승인 담당자와 인증수단 보유자를 표로 정리하세요.
- 퇴직·보직 변경 시 권한 회수 4단계를 인수인계 체크리스트에 넣으세요.
- 거래 은행에서 현재 등록된 권한 현황을 받아 표와 맞춰 보세요.
세부 설정과 은행별 절차는 거래 은행 안내를 통해 확인하세요.