출입카드 발급·회수 대장 만들기와 퇴사자 회수 체크

출입카드는 한 번 나눠주면 잊히기 쉬워요. 누가 어떤 카드를 갖고 있는지 모르면, 퇴사한 뒤에도 사무실에 들어올 수 있는 카드가 남을 수 있어요. 아래는 회사가 스스로 정해 쓰는 내부 운영 방식 제안이에요. 법정 의무나 보안 효과를 보증하는 기준은 아니에요.

출입카드 발급 때 무엇을 적어야 할까요?

발급 대장에는 누구에게, 어떤 카드를, 언제, 어느 범위까지 줬는지만 적으면 충분해요.

엑셀 한 장이나 공유 문서면 돼요. 중요한 건 카드 번호와 사람이 항상 짝지어져 있다는 점이에요.

퇴사 처리 체크리스트에 "출입카드 반납 및 권한 해지" 항목을 넣어 두세요. 반납을 받은 날짜와 받은 사람을 대장에 적고, 시스템의 출입 권한도 같은 날 해지해요.

카드를 분실했다고 하면 분실 사유를 대장에 적고, 해당 카드를 바로 사용 중지하세요. 재발급은 새 번호로 따로 기록해요.

실무 체크 포인트 카드를 돌려받는 것과 출입 권한을 끄는 것은 별개예요. 두 가지를 모두 확인해야 회수가 끝나요.

직원 12명인 가상의 회사가 있다고 해 볼게요. 이 회사는 내부 기준으로 "퇴사일 당일 회수, 늦어도 다음 영업일 안에 대장 기록"이라고 정했어요. (이 기한은 회사가 임의로 정한 예시예요.)

분기에 한 번, 총무 담당자가 대장과 출입 시스템의 사용자 목록을 맞춰 봐요. 대장에는 카드가 12장으로 적혀 있는데 시스템에 활성 카드가 13장이라면, 1장은 기록 없이 쓰이는 카드예요. 이 경우 주인을 확인해 대장에 올리거나 사용을 중지해요.