사무실이나 창고를 빌리며 낸 보증금은 월세처럼 쓰고 끝나는 돈이 아니라 나중에 돌려받을 돈이에요. 그래서 비용과 따로 추적해야 놓치지 않아요. 이 글의 관리표는 회사 내부 자금관리용이고, 회계 처리나 세무 신고를 대신하지 않아요.
보증금 관리표에는 무엇을 적어야 하나요?
계약 정보, 날짜, 금액, 증빙, 진행 상태를 한 줄에 모아 적어야 해요. 항목은 이렇게 잡으면 충분해요.
- 계약 정보: 임대인, 임차 대상, 계약서 보관 위치
- 날짜: 지급일, 계약 시작일, 만료일, 해지 통보 기한, 회수 예정일
- 금액: 지급한 보증금, 회수 예정액, 실제 입금액, 차액
- 증빙과 담당: 이체확인증 위치, 회수 계좌, 담당자
- 상태: 지급 완료, 통보 완료, 회수 대기, 회수 완료, 차액 확인 중
핵심은 예정과 실제를 나란히 두는 거예요. 예정액과 실제 입금액이 다르면 차액과 사유를 같은 줄에 남겨야 해요.
회수 알림은 언제 잡으면 좋을까요?
계약서의 해지 통보 기한을 기준으로 거꾸로 잡으면 돼요. 기한을 놓치면 계약이 자동 연장되는 조항이 있을 수 있어서, 만료일보다 통보 기한이 먼저예요. 아래는 정해진 기준이 아니라 내부 운영 제안이에요.
- 통보 기한 60일 전: 연장할지 이전할지 대표와 검토해요.
- 통보 기한 30일 전: 통보서 발송을 준비해요.
- 만료 30일 전: 원상복구와 미납 관리비 등 차감될 수 있는 항목을 점검해요.
- 회수 예정일 다음 영업일: 입금을 확인하고, 안 들어왔으면 임대인에게 문의해요.
알림은 담당자 한 명에게만 걸지 말고 팀 공용 일정에도 함께 남겨요. 담당자가 바뀌어도 일정이 이어져야 해요.
가상 사례로 보면 어떻게 쓰나요?
가상의 A사가 2026년 3월 1일에 보증금 10,000,000원을 이체했다고 해볼게요. 계약은 1년이라 만료일은 2027년 2월 28일이고, 만료 2개월 전까지 통보하지 않으면 자동 연장된다고 적혀 있어요. 그러면 통보 기한은 2026년 12월 28일이에요.
- 통보 기한 60일 전인 2026년 10월 29일에 연장 여부를 검토해요.
- 30일 전인 11월 28일에 통보서를 준비해요.
- 회수 예정일은 2027년 2월 28일이고 예정액은 10,000,000원이에요.
실제로 9,800,000원이 들어왔다면 차액은 10,000,000원에서 9,800,000원을 뺀 200,000원이에요. 이 금액의 공제 사유가 계약서와 정산서에 있는지 확인하고, 근거 서류를 관리표에 연결해 둬요. 회수가 늦어지면 처리 상황을 기록하고 담당자를 지정해 계속 확인해요.
오늘 바로 할 일
- 보증금이 걸린 계약서를 모아 해지 통보 기한을 확인해요.
- 위 항목으로 관리표를 만들고 지급 내역과 이체확인증 위치를 채워요.
- 통보 기한 60일 전, 30일 전 알림을 공용 일정에 등록해요.
이 글은 일반적인 정보 제공이며 개별 계약에 대한 법률 판단은 아니에요.