사내 승용차는 타는 사람도, 결제하는 사람도 자주 바뀌어요. 그래서 나중에 기억으로 맞추려면 어렵습니다. 2026년 9월 20일 기준으로, 법인 업무용승용차는 세무상 운행기록과 정비 서류를 구분해 관리하는 편이 안전해요.
운행일지는 무엇을 적어야 하나요?
차량별로 운행기록을 작성·비치하고, 비용 인정 판단에는 업무전용자동차보험 가입 여부도 함께 봐야 해요. 법인세법 시행령은 원칙적으로 해당 사업연도 전체 기간, 임차차량은 임차기간 동안 업무전용자동차보험에 가입한 경우 업무용승용차 관련비용에 업무사용비율을 곱한 금액을 업무용 사용금액으로 봐요. 다만 일부 기간만 가입한 경우에는 원문상 별도 일수 비율 산식이 적용돼요.
운행기록은 총 주행거리 중 업무용 사용거리가 차지하는 비율을 확인하는 자료예요. 운행기록을 작성·비치하지 않으면 일반적으로 관련비용이 1,500만 원 이하인 경우 업무사용비율을 100%로 보고, 1,500만 원을 초과하면 1,500만 원을 관련비용으로 나눈 비율로 봐요. 다만 법인세법 시행령 제50조의2 제15항에 해당하는 내국법인은 이 기준금액이 500만 원으로 적용돼요.
다만 확인한 원문만으로 운행일지의 세부 칸 목록까지 단정하기는 어려워요. 회사 내부 양식에는 사용일, 차량번호, 운전자, 출발지와 도착지, 업무 목적, 주행 전후 거리, 업무용 거리, 영수증 첨부 여부를 기본칸으로 두면 관리하기 좋아요.
정비 이력은 어떤 서류로 관리하나요?
정비업자가 발급하는 자동차점검·정비명세서와, 원칙적으로 발급되는 점검·정비견적서를 받아 차량별 파일에 붙이면 돼요. 다만 무상수리 등 자동차관리법 시행규칙 제134조 제2항 단서에 해당하면 견적서는 발급하지 않을 수 있어요. 자동차관리법 시행규칙은 견적서에 등록번호, 견적일, 견적내용, 견적금액 등이 들어가야 한다고 정해요. 점검·정비내역에는 등록번호, 의뢰일, 완료일, 작업 내용 등이 들어가요.
정비업자는 이 기록을 견적일 또는 점검·정비완료일부터 1년까지 보존해요. 이것은 정비업자의 의무이고, 회사 내부 보관기간을 따로 정한 내용은 아니에요. 그래서 회사는 세무자료, 보험 처리, 차량 매각 때 확인할 수 있도록 자체 보관 기준을 정하는 것이 내부관리예요.
가상 사례로 볼게요. A법인은 승용차 1대를 쓰고 9월 운행 18건을 기록했어요. 정비 실제 건수는 2건, 청구 건수도 2건이에요. 엔진오일 88,000원, 타이어 220,000원으로 둘 다 부가세 포함 금액이면 정비 합계는 308,000원이에요. 검산하면 88,000원+220,000원=308,000원입니다. 대장에는 정비완료일, 작업 내용, 청구금액, 명세서 첨부 여부를 함께 적으면 돼요.
오늘 바로 할 일
- 차량별 관리대장 1개를 만들고 운행칸과 정비칸을 나누세요.
- 최근 정비 견적서와 명세서를 모아 완료일과 금액을 옮겨 적으세요.
- 이번 달 운행기록에서 주행 전후 거리가 빠진 건을 표시하세요.
이 글은 확인된 일반 기준과 내부관리 제안이며, 개별 판단은 사실관계에 따라 달라질 수 있어요.