같은 청구서가 메일과 우편으로 두 번 오거나, 담당자가 바뀌며 재요청이 들어오면 이중지급이 생겨요. 한 번 나간 돈을 돌려받으려면 시간과 관계 비용이 들어서, 지급 버튼을 누르기 직전 검사가 가장 값싼 방어선이에요.
지급 직전에 무엇을 대조해야 하나요?
거래처, 금액, 증빙 번호 세 가지를 지급 완료 내역과 맞춰 보세요. 하나만 보면 놓치기 쉬워요.
- 거래처: 상호만 보지 말고 사업자등록번호와 입금 계좌까지 확인해요. 같은 업체가 다른 이름이나 계좌로 등록된 경우를 거를 수 있어요.
- 금액: 공급가액과 부가세를 나눠서 같은 금액이 이미 나갔는지 봐요. 총액만 비교하면 분할 청구를 놓쳐요.
- 세금계산서 번호: 전자세금계산서는 승인번호가 건마다 달라요. 같은 승인번호가 이미 지급 처리됐다면 중복 신호예요. 계산서가 없는 청구라면 청구서 번호와 작성일자로 대신 확인해요.
실무 체크 포인트: 세 항목 중 두 개 이상이 겹치면 지급하지 말고 보류한 뒤 담당자에게 확인하세요.
항목이 조금씩 다르면 어떻게 하나요?
완전히 같은 건만 잡으면 부족해요. 거래처가 같고 금액이 같은데 번호만 다르면, 수정발행이나 재발행일 수 있으니 원래 건과 연결해서 살펴보세요.
반대로 거래처와 번호가 같고 금액만 다르면 일부 지급이나 정정 건일 가능성이 있어요. 이럴 땐 앞선 지급 내역에서 차액만 남았는지 확인하면 돼요.
내부 보류는 우리 회사의 확인 절차일 뿐이에요. 계약서나 합의에 정해진 지급기한이 있다면 그 기한 안에 확인을 마치도록 일정을 잡아야 해요.
가상 상황으로 볼까요?
가정해 볼게요. A사가 공급가액 1,000,000원, 부가세 100,000원, 합계 1,100,000원짜리 계산서를 보냈고, 1주일 뒤 같은 금액의 청구서를 메일로 또 보냈어요.
지급 전 검사에서 사업자등록번호와 합계 1,100,000원이 이미 지급된 건과 같다고 나왔어요. 확인해 보니 두 번째 건은 같은 계산서의 재전송이었어요. 승인번호까지 같다면 지급하지 않고 종결하면 돼요.
오늘 바로 할 일
- 지급 목록 양식에 사업자등록번호, 공급가액, 세금계산서 승인번호 칸을 넣으세요.
- 지급 확정 전에 최근 지급 내역과 세 항목을 대조하는 담당자를 정하세요.
- 겹치는 건은 보류 후 확인하는 규칙을 문서로 남기세요.