전자계약 보관, 무엇을 남겨야 하나요

전자계약 파일만 내려받아 두면 분쟁 대비가 끝난 걸까요? 핵심은 “서명이 전자라는 이유로 무효가 되지 않는다”는 문제와 “문서를 어떻게 보관했는가”를 나눠 보는 거예요.

전자서명만 있으면 충분한가요?

전자서명법 제3조는 전자서명이 전자적 형태라는 이유만으로 서명, 서명날인, 기명날인 효력이 부인되지 않는다고 해요. 또 법령이나 당사자 약정으로 전자서명을 선택했다면 그 방식의 서명 효력을 가진다고 정하고 있어요.

다만 이 조문은 서명 효력에 관한 규정이에요. 실제 분쟁에서는 누가 어떤 문서에 언제 동의했는지 설명할 자료가 함께 남아 있어야 해요.

전자문서법 제5조는 전자문서가 요건을 갖추면 관계 법령상 문서 보관을 전자문서 보관으로 갈음할 수 있다고 해요. 다만 다른 법령에 특별한 규정이 있으면 갈음할 수 없어요.

특히 전자문서에 작성자, 수신자, 송신·수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있다면 그 부분이 보존되어 있어야 해요. 종이 계약서를 스캔한 전자화문서는 원래 문서와 내용 및 형태가 동일해야 한다는 요건도 붙어요.

가령 A사가 거래처와 전자계약 서비스로 납품계약을 체결했는데, 서비스 해지 뒤 계약서 PDF만 남고 서명자, 수신자, 송수신 일시 화면은 사라진 상황을 생각해 볼게요. 계약 내용은 보이지만 체결 경위를 설명하기 어려워질 수 있어요.

따라서 서비스 선택 때는 완료본 계약서와 함께 작성자·수신자·송신·수신 일시 정보를 내려받거나 보관할 수 있는지 확인하는 게 좋아요. 공인전자문서센터가 전자문서를 보관하면 전자문서법 제31조의6에 따라 제5조의 보관이 이루어진 것으로 봐요.

해시값, 타임스탬프, 접속로그는 내부적으로 도움이 될 수 있지만, 여기서 본 조문이 직접 요구하는 법정 항목이라고 단정하지는 않는 게 안전해요.

근거: 전자문서법 제5조·제31조의6, 전자서명법 제3조([시행 2022. 10. 20.] 조문 출력본)