면접이 끝나면 '왜 이분을 뽑았지?', '그분께는 언제 연락드렸더라?' 하는 질문이 생길 수 있어요. 이럴 때 답을 찾아 주는 건 기억이 아니라 기록이에요. 평가표와 통보 기록을 어떻게 남길지 미리 정해 두면 편해요.

면접 평가표에는 무엇을 적어 두면 좋을까요?

지원자마다 같은 항목, 같은 척도로 평가하도록 하나의 틀을 정해 두세요. 면접 전에 항목을 정하면 평가자마다 기준이 달라지는 일을 줄일 수 있어요.

  • 직무와 관련 있는 항목만 구성하세요 (예: 업무 경험, 문제 해결 방식, 협업 태도)
  • 점수와 함께 근거 한 줄을 적어 두세요
  • 평가 일시와 평가자를 남기세요

항목에서 특히 조심할 부분이 있어요. 채용절차법 제4조의3은 구인자가 직무 수행에 필요하지 않은 신체적 조건(용모·키·체중), 출신지역·혼인 여부·재산, 직계 존비속과 형제자매의 학력·직업·재산을 기초심사자료에 기재하도록 요구하거나 입증자료로 수집하는 것을 금지해요. 이 조문이 직접 정한 대상은 '기초심사자료'예요. 다만 평가표에도 직무와 무관한 항목은 넣지 않는 편이 안전해요.

합격 통보는 어떻게 남겨야 할까요?

채용절차법 제10조는 구인자가 채용대상자를 확정하면 지체 없이 구직자에게 채용 여부를 알리도록 해요. 고지 방법은 제7조제2항을 준용해요. 그러니 '언제, 어떤 방법으로, 누구에게 알렸는지'를 남겨 두면 나중에 확인하기 쉬워요.

  • 통보 일시와 방법 (문자·이메일·전화 등)
  • 통보한 담당자
  • 이메일이나 문자라면 발송 화면을 저장해 두세요

이 조문이 정하는 것은 지체 없이 알려야 한다는 점이에요. 통보 기록의 양식이나 보관 기간은 정하지 않아요.

이런 상황이라면 어떨까요?

가상의 상황이에요. 직원 6명인 회사가 개발자 한 명을 뽑으려고 지원자 3명을 면접해요. 대표는 평가표 한 장에 항목 4개(직무 경험, 문제 해결, 협업, 입사 의지)를 1~5점으로 적고 항목마다 근거 한 줄을 남겨요. 면접이 끝난 날 최종 선정자에게 이메일로 결과를 알리고, 발송 화면은 채용 폴더에 저장해요. 몇 달 뒤 지원자가 결과 이유를 물어도 평가표와 발송 기록으로 차분히 답할 수 있어요.

실무 체크 포인트: 평가표 항목은 면접 전에 확정하고, 통보 기록은 보낸 당일 저장하세요.

오늘 바로 할 일

  1. 모든 지원자에게 쓸 평가표 항목과 척도를 하나로 정하고, 직무와 무관한 정보 항목은 뺀다
  2. 합격·불합격 통보 시 일시·방법·담당자를 한 줄로 기록하는 칸을 만든다
  3. 채용서류의 보관·반환 기간은 채용절차법 시행령 제3조를 확인해 정한다 (구직자가 반환을 청구하지 않은 경우엔 반환 청구기간까지, 청구한 경우엔 특수취급우편물을 발송하거나 전달한 시점까지)

참고한 공식 원문 (국가법령정보센터)