구매 단가표를 새로 받았는데 발주 화면에는 옛 단가가 뜨는 일, 한 번쯤 겪어 보셨을 거예요. 이런 불일치는 대개 계산 실수가 아니라 승인된 날과 시스템에 반영된 날이 서로 달라서 생겨요.
단가 불일치는 왜 생기나요?
단가표 승인과 단가 마스터(시스템에 등록된 기준 단가) 수정이 각자 다른 사람, 다른 시점에 이뤄지기 때문이에요. 승인은 끝났는데 입력이 늦으면 옛 단가로 발주가 나가요. 반대로 승인 전에 먼저 입력하면 확정되지 않은 단가로 발주가 나갈 수 있어요.
그래서 먼저 정할 것은 적용 시작일이에요. 승인 근거 문서와 마스터 반영, 두 가지가 모두 이 날짜를 기준으로 움직여야 해요.
승인과 마스터 반영은 어떤 순서로 맞추나요?
승인이 먼저, 반영은 그다음이에요. 순서는 아래처럼 단순하게 가져가면 돼요.
- 갱신된 단가표에 승인 기록과 적용 시작일을 남겨요.
- 승인된 단가표만 근거로 마스터를 수정해요.
- 수정한 사람과 다른 사람이 단가표와 마스터를 대조해요.
- 반영이 끝났다는 기록을 남기고 나서 새 단가로 발주해요.
실무 체크 포인트: 승인 문서에는 품목, 새 단가, 적용 시작일이 한 장에 보이게 적어 두세요. 나중에 불일치가 생겼을 때 어느 쪽이 맞는지 바로 확인할 수 있어요.
가상 상황으로 보면 어떤가요?
아래는 이해를 돕기 위한 가상의 상황이에요. A사가 부품 단가를 8월 1일부터 올리기로 하고, 내부 승인은 7월 28일에 끝났다고 해 볼게요.
- 마스터 수정이 8월 5일에 이뤄졌다면 8월 1~4일 발주는 옛 단가로 나가요.
- 이 기간 발주분은 단가가 달라 나중에 하나씩 확인하고 고쳐야 해요.
이럴 때는 적용 시작일 전에 마스터 반영을 끝내도록 담당자와 기한을 미리 정해 두면 돼요. 반영이 늦어질 것 같다면 그 사실을 발주 담당자에게 알려서, 그 기간 발주만 수기로 확인하게 하세요.
오늘 바로 할 일
- 최근 갱신된 단가표 한 건을 골라 승인일, 적용 시작일, 마스터 반영일을 나란히 적어 보세요.
- 세 날짜가 어긋난 곳이 있다면 어느 단계에서 지연됐는지 확인하세요.
- 승인자, 반영 담당자, 대조 담당자를 각각 정해 두세요.
승인권자와 양식, 반영 시점은 회사마다 다르게 정할 수 있는 내부 운영 기준이에요. 거래처와의 계약상 단가 효력 시점은 계약서에서 따로 확인하세요.