계약 도중 단가나 납기가 바뀌는 일은 흔해요. 문제는 "메일로 서로 OK했는데, 나중에 어느 문서가 기준이냐"를 다투는 상황이에요. 결론부터 말하면, 메일은 합의의 증거로 남기고 기준 문서는 변경합의서로 정리하는 편이 안전해요.
메일 합의와 변경합의서, 무엇이 다른가요?
메일 합의는 빠르지만 누가 어떤 권한으로 동의했는지, 어느 계약서의 어느 조항을 바꾸는지 불분명해지기 쉬워요. 여러 번 오간 메일 중 최종본이 무엇인지도 흐려지고요.
변경합의서는 "원계약 제○조를 이렇게 바꾼다"를 한 장에 적고 양측이 서명하는 문서예요. 나중에 계약서 파일과 함께 묶어 관리하기 쉬워요.
어떤 변경에 변경합의서를 쓸까요?
회사마다 기준을 정하면 되는데, 아래처럼 나누면 운영하기 편해요.
- 변경합의서 작성: 단가·총액 변경, 납기 연장 등 일정의 중요한 변경, 수량·납품 범위 변경, 지급조건 변경
- 메일 확인 후 월말 일괄 정리: 납기 하루 이틀 조정 같은 경미한 변경
- 작성 전 대표 승인: 금액이 일정 기준을 넘는 변경 (기준 금액은 회사가 정해요)
실무 체크 포인트: 메일로 먼저 합의했다면 "본 메일 내용은 추후 변경합의서로 정리합니다"라는 문장을 넣어 두세요. 기준 문서가 무엇인지 처음부터 분명해져요.
가상 상황으로 보면 어떻게 되나요?
가상의 부품 공급 계약을 가정해 볼게요. 원계약 단가가 개당 1,000원이었고, 원자재 가격 때문에 1,100원으로 바꾸기로 메일로 합의했다고 해요.
이때 변경합의서에 적을 내용은 다음과 같아요.
- 원계약의 명칭과 체결일
- 바뀌는 조항(단가)과 바뀐 내용
- 변경이 적용되는 시점(예: 특정 일자 이후 주문분부터)
- 나머지 조항은 그대로 유효하다는 문장
- 양측 서명 또는 날인
적용 시점이 빠지면 이미 납품된 물량의 정산에서 다툼이 생길 수 있어요. 이 한 줄이 핵심이에요.
오늘 바로 할 일
- 우리 회사의 변경합의서 작성 대상을 3~4줄로 정해 두세요.
- 최근 메일로만 합의한 단가·납기 변경이 있는지 찾아 정식 문서로 옮기세요.
- 변경합의서는 원계약서와 같은 폴더에 함께 보관하세요.
계약서 변경이 세금 관련 문서(인지세 등)에 영향을 줄 수 있는지는 계약 내용에 따라 달라요. 이런 부분은 세무 전문가나 국세청 등 공식 경로에서 확인하세요.