해외 거래처에서 "은행 계좌가 바뀌었다"는 메일이 오면 바로 처리하기보다 한 번 멈추고 확인하는 절차가 필요해요. 해외 송금은 수취인 정보가 틀리면 지연되거나 반송될 수 있고, 잘못 보낸 돈을 되찾는 데에는 시간과 노력이 들 수 있어요.
계좌 변경 안내는 무엇으로 확인하나요?
메일에 적힌 연락처가 아니라, 기존에 알고 있던 연락처로 확인하세요. 사기성 메일은 발신 주소와 서명을 그럴듯하게 꾸미고 "회신은 이 번호로"라고 유도하기도 해요.
- 계약서·과거 거래 기록에 있던 전화번호나 담당자에게 직접 확인해요.
- 새 계좌의 예금주 영문명이 거래처 법인명과 같은지 봐요.
- 은행명, 계좌번호, SWIFT/BIC 코드 등 은행 식별 코드를 이전 정보와 비교해요.
- 평소와 다른 급한 독촉이나 "오늘 안에 송금" 같은 압박이 있으면 더 신중히 봐요.
요청하는 사람과 승인하는 사람을 나눠야 하나요?
작은 회사일수록 나누는 편이 안전해요. 법으로 정해진 방식은 아니고, 회사가 스스로 정하는 내부 통제예요. 한 사람이 변경 요청부터 송금까지 모두 하면 속았을 때 걸러낼 기회가 없어요.
- 담당자: 변경 요청 접수, 거래처 확인 결과 기록
- 승인자: 확인 기록을 보고 송금 승인 (대표 또는 재무 책임자)
- 계좌가 바뀐 첫 송금은 금액과 상관없이 승인자가 한 번 더 보도록 정해 두세요.
실제로는 어떻게 돌아가나요?
가상의 상황이에요. 소규모 수입업체 대표 A씨의 해외 공급사 담당자 이름으로 메일이 왔어요. "이번 대금부터 새 계좌로 보내 주세요." 직원은 메일에 적힌 번호로 전화해 "맞다"는 답을 들었어요.
이 경우 확인한 번호가 메일 속 번호라서 검증이 되지 않았어요. 계약서에 있던 기존 번호로 다시 걸어 확인하고, 그 결과를 메모해 승인자에게 넘긴 뒤 송금하는 순서가 안전해요.
실무 체크 포인트: 계좌 변경은 "메일로 받은 연락처 말고 기존 연락처로 재확인 + 승인자 별도 확인" 두 가지가 있어야 송금해요.
오늘 바로 할 일
- 거래처별 기존 연락처를 계약서나 거래 기록 기준으로 정리해 두세요.
- 계좌 변경 시 재확인 후 기록을 남기고, 승인자가 최종 확인하는 절차를 문서 한 장으로 정하세요.
- 송금 관련 외환 규정은 바뀔 수 있으니 거래하는 은행에 최신 기준을 확인하세요.
참고: 실제 송금에 필요한 수취인 정보 항목은 거래 은행의 최신 안내에서 확인하세요.