납품은 끝났는데 고객이 "검수는 천천히 할게요"라고 하면 대금 청구도 매출 확정도 멈춰요. 이럴 때 필요한 것이 검수 확정서(검수 완료 확인서)예요. 납품한 물건이나 결과물을 고객이 확인하고 "문제없이 받았다"고 남기는 문서예요.
검수 확정서는 누가 받아야 하나요?
우리 쪽 영업 담당자가 요청하고, 고객 쪽 검수 책임자가 서명하도록 정해두세요. 계약서에 고객 쪽 검수 담당자의 직책이나 부서를 적어두면 "누가 확인해야 하는지" 다툴 일이 줄어요.
언제까지 받아야 하나요?
납품일로부터 며칠 안에 검수하고, 그 기간 안에 이의가 없으면 검수 완료로 본다는 문구를 넣어두세요. 기간은 업종과 납품물에 맞게 정하면 돼요. 참고로 공공 계약에서는 검사 요청을 받은 날부터 14일 이내에 검사하도록 정한 사례가 있어요. 민간 계약에는 그대로 적용되지 않으니 거래 특성에 맞춰 협의하세요.
어떤 양식이면 충분한가요?
거창한 서식은 필요 없어요. 아래 항목만 있으면 돼요.
- 계약명·납품 품목과 수량(또는 결과물 이름)
- 납품일과 검수 완료일
- 검수 결과(합격 또는 조건부 합격과 보완 내용)
- 고객 담당자 서명 또는 이메일 승인 기록
실무 체크 포인트: 검수 완료일을 청구서 발행일과 매출 장부 기록일의 기준으로 삼아 두세요. 부서마다 기준일이 다르면 매출 시점이 들쭉날쭉해져요.
이런 상황이라면 이렇게 돼요 (가상 예시)
가상의 상황이에요. A사가 6월 28일에 설비를 납품했는데 계약서에 검수 기한이 없었어요. 고객이 7월 말에야 검수를 마쳐서 A사는 청구도 한 달 늦어졌고, 매출은 어느 달에 잡을지 내부 논의가 길어졌어요.
계약서에 "납품 후 7일 이내 검수, 이의 없으면 완료로 간주"가 있었다면 7월 초에 청구서를 발행하고 같은 달 안에 매출 시점도 정리했을 거예요.
오늘 바로 할 일
- 사용 중인 계약서에 검수 기한과 고객 쪽 검수 담당자가 적혀 있는지 확인하세요.
- 없다면 다음 계약부터 "기한 내 이의 없으면 검수 완료 간주" 문구를 추가하세요.
- 검수 확정서 양식을 한 장으로 만들어 납품 때마다 함께 보내세요.
납품 시점과 대금 청구, 매출 인식 시점은 계약 조건에 따라 달라질 수 있어요. 구체적인 처리는 계약서와 회계 담당자·세무 전문가와 함께 확인하세요.