고객 목록을 정리하다 보면 이름과 전화번호가 비슷한 고객이 둘씩 나와요. 합쳐도 될지 막막할 때, 법에서 확인되는 것과 회사가 직접 정해야 하는 것을 나눠서 보면 쉬워져요.
법은 '같은 고객' 기준을 정해 주나요?
아니요. 개인정보 보호법 제3조 제3항은 개인정보처리자가 처리 목적에 필요한 범위에서 개인정보의 정확성, 완전성, 최신성이 보장되도록 하라고 해요. 이름·전화번호·이메일 중 무엇을 몇 개 맞춰야 같은 고객인지, 누가 병합을 승인할지는 이 조문에서 확인되지 않아요. 이 부분은 회사의 내부 기준이에요.
고객이 정정을 요구하면 어떻게 하나요?
지체 없이 조사해서 처리한 뒤 결과를 알려야 해요. 제36조에 따라 자신의 정보를 열람한 고객은 정정이나 삭제를 요구할 수 있고, 회사는 지체 없이 조사해 필요한 조치를 한 후 결과를 고객에게 알려야 해요. 조사 중 필요하면 정정 요구를 확인할 증거자료를 내게 할 수 있어요. 삭제할 때는 복구되거나 재생되지 않게 조치해야 해요.
병합 기준은 어떻게 세우면 좋을까요?
법에 없는 부분이니 아래처럼 회사 안에서 정해 두면 좋아요. (법정 의무가 아니라 운영 제안이에요.)
- 자동 병합은 고유한 식별값이 일치할 때만 하고, 이름·전화번호만 비슷하면 사람이 확인해요.
- 병합 전 데이터와 후 데이터, 처리한 사람, 날짜를 기록해 남겨요.
- 고객의 정정 요구로 바꾼 건은 요구 접수일과 안내한 결과도 함께 남겨요.
가상의 상황으로 볼게요. 같은 이름의 고객 두 명이 서로 다른 이메일로 등록돼 있고 전화번호만 같아요. 가족이 번호를 같이 쓰는 경우일 수 있으니 바로 합치지 않고 보류해요. 고객에게 확인한 뒤 같은 사람으로 확인되면 병합하고, 병합 전 기록을 남겨 두면 나중에 잘못 합친 건도 되돌릴 수 있어요.
실무 체크 포인트: 병합은 '합치는 규칙'보다 '되돌릴 수 있는 기록'이 먼저예요.
오늘 바로 할 일
- 자동 병합과 사람 확인 대상을 가르는 판별 항목을 한 줄씩 적어 보세요.
- 병합·정정 이력에 남길 항목(전후 값, 처리자, 일시)을 정하세요.
- 고객 정정 요구를 받았을 때 조사 후 결과를 알리는 담당자를 정해 두세요.
참고 출처: 국가법령정보센터 개인정보 보호법 제3조, 제36조 (시행 2026. 9. 11., 법률 제21445호)