거래처 마스터는 지급과 세금계산서 처리의 출발점이에요. 한번 잘못 등록하면 오송금과 증빙 오류가 이어지니, 등록 전에 확인 기준을 정해 두는 편이 안전해요.
신규 거래처는 무엇을 확인하고 등록하나요?
실재 확인과 계좌 확인을 따로 하면 돼요. 두 확인이 서로 다른 자료에서 나와야 의미가 있어요.
- 실재 확인: 사업자등록증 사본과 함께 사업자 상태(계속·휴업·폐업)를 조회해요. 대표자명, 상호, 사업장 주소가 서류마다 같은지도 맞춰 봐요.
- 계좌 확인: 통장 사본에서 예금주가 사업자 명의와 같은지 봐요. 가능하면 소액 이체나 은행 조회로 예금주를 한 번 더 확인해요.
- 연락처 확인: 메일로 받은 서류만 믿지 말고, 기존에 알던 대표번호나 공식 홈페이지 번호로 직접 확인해요.
등록하는 사람과 승인하는 사람은 왜 나누나요?
한 사람이 등록하고 승인하고 지급까지 하면, 실수도 부정도 걸러낼 사람이 없어서예요. 소규모 회사라면 이렇게 나눠 보세요.
- 담당자가 서류를 받아 등록 요청을 올려요.
- 다른 사람이 서류와 입력값을 대조해 승인해요.
- 지급 담당자는 승인된 거래처에만 송금해요.
- 계좌번호 변경은 신규 등록과 같은 절차로 다시 확인해요.
인원이 적어 분리가 어렵다면, 대표자가 승인 단계만 맡는 방식도 선택할 수 있어요.
이런 상황이면 어떻게 되나요?
가상의 상황이에요. 직원 3명인 인테리어 회사가 새 자재 업체로부터 "계좌가 바뀌었다"는 메일을 받았다고 해볼게요. 예전 같으면 경리가 그대로 수정했을 거예요.
새 기준에서는 요청자가 먼저 업체 대표번호로 전화해 변경 사실을 확인해요. 통장 사본의 예금주가 사업자 명의와 같은지 보고, 승인자가 입력값과 서류를 대조한 뒤에 마스터에 반영해요. 이렇게 하면 메일 하나만으로 계좌가 바뀌는 일을 막을 수 있어요.
실무 체크 포인트: 등록 서류와 확인 기록(조회 일자, 확인한 사람, 확인 방법)을 거래처별로 남겨 두세요. 나중에 소명할 때 큰 도움이 돼요.
오늘 바로 할 일
- 신규 등록 시 확인할 항목(사업자 상태, 예금주, 연락처)을 한 장짜리 체크리스트로 만드세요.
- 등록자와 승인자를 정하고, 계좌 변경도 같은 절차를 거치게 하세요.
- 기존 거래처 중 예금주와 상호가 다른 곳이 없는지 한번 훑어보세요.
사업자 상태 조회 방법은 홈택스 등 공식 경로에서 확인하세요.