불량 보상 합의, 교환 수량과 감액 금액부터 나누세요

거래처가 불량품 보상을 요청했을 때 “얼마를 깎아 줄까”부터 정하면 나중에 교환까지 이중으로 처리하기 쉬워요. 먼저 수량과 처리 방법을 나눈 뒤 합의 범위를 적어 두세요. 아래는 법정 합의서 양식이 아니라 회사 내부의 정산 제안이에요.

합의 전에 무엇을 한 표로 맞추나요?

납품 수량, 상대가 주장하는 불량 수량, 양쪽이 확인한 수량을 구분해요. 거래처 사진과 검사 결과를 연결하고, 아직 원인이 확인되지 않은 건은 별도 표시하세요. 담당자가 추정한 원인을 확정된 사실처럼 적지 않는 것이 좋아요.

그다음 확인된 불량품을 교환·수리·감액 등 합의할 방법별로 나눠요. 반품 회수 대상, 운송비 부담, 완료 예정일도 같은 줄에 적으면 담당자가 바뀌어도 처리 내용을 따라갈 수 있어요.

교환과 감액은 어떻게 중복을 막나요?

가상의 부품 납품 사례를 볼게요. 개당 공급가액 5,000원인 부품 1,000개 중 120개가 불량으로 함께 확인됐어요. 이 중 80개는 교환, 40개는 감액하기로 협의 중이에요.

불량분 전체 공급가액은 120개×5,000원=600,000원이지만, 이를 모두 감액하면서 80개도 교환하면 의도와 다른 보상이 돼요. 교환 대상은 80개, 감액 공급가액은 40개×5,000원=200,000원으로 따로 적어야 해요. 80개+40개=120개인지도 대조하세요. 부가세와 수정세금계산서 처리는 합의한 거래 내용에 맞춰 별도로 검토해요.

기계 고장이나 영업 중단 등 추가 손해가 제기됐다면 제품 자체 처리와 분리하세요. 이번 합의에 포함하는지, 자료 확인 후 다시 협의할지 명시하는 방식이에요. 합의서의 효력과 법정 청구기한은 계약·거래 성격에 따라 따로 확인해야 해요.

오늘은 미처리 클레임 한 건을 골라 수량표를 맞추고, 처리 방법별 대상과 금액을 나눈 뒤, 양쪽 확인자와 완료일을 적어 보세요.