공용계정은 가능하면 줄이는 게 좋지만, 서비스 특성상 하나의 계정을 여럿이 써야 할 때가 있어요. 이럴 때는 "누가 보관하고, 누가 쓰고, 언제 바꾸는지"만 정해 두어도 위험이 많이 줄어들어요. 아래는 위험을 줄이기 위한 내부 운영 제안이며, 보안 효과나 법규 준수를 보증하는 것은 아니에요.
공용계정 비밀번호는 누가 보관해야 하나요?
대표자가 지정한 보관 담당자 1명과 대리 1명이 맡는 방식을 권해요. 메신저, 엑셀 파일, 메모장에 비밀번호를 적어 두면 누가 알고 있는지 알 수 없게 돼요.
- 비밀번호는 접근 권한을 설정할 수 있는 비밀번호 관리 도구나 잠금 보관함에 한 곳만 두어요.
- 보관 담당자는 접근 권한을 부여·회수하는 역할만 맡고, 일상 업무에는 쓰지 않아요.
- 공용계정 목록에는 계정 이름, 사용 목적, 사용 가능한 사람, 마지막 변경일을 적어요.
접근 이력과 변경 시점은 어떻게 관리하나요?
쓸 때마다 "누가, 언제, 왜" 세 가지를 남기고, 사람이 바뀌면 바로 바꾸는 것이 기본이에요. 변경 주기는 회사가 정하는 내부 기준이고, 아래 숫자는 설명을 위한 가상 기준이에요.
- 사용 기록: 사용자·일시·목적을 간단히 적어요.
- 정기 교체: 가상 기준으로 90일마다 바꿔요.
- 수시 교체: 담당자 변경, 퇴직, 유출 의심이 있으면 정기 주기와 관계없이 바로 바꿔요.
실무 체크 포인트 퇴직자 계정과 공용계정은 따로 챙겨야 해요. 개인 계정을 막아도 공용계정 비밀번호는 퇴직자가 알고 있을 수 있어요.
담당자가 바뀌면 어떤 순서로 하나요?
인수인계 당일에 비밀번호를 교체하고, 이전 담당자의 접근 권한을 회수하는 것까지가 한 세트예요.
가상의 상황으로 설명해 볼게요. 직원 5명인 회사에서 거래처 포털 공용계정을 쓰는 경제팀 직원 A가 퇴직하고 B가 맡게 됐어요. 이때 회사는 이렇게 처리해요.
- 퇴직일에 보관 담당자가 포털 비밀번호를 새로 만들어요.
- 보관함에서 A의 접근 권한을 지우고 B에게 권한을 줘요.
- 공용계정 목록의 변경일과 사용 가능한 사람을 고쳐요.
- 변경 후 일정 기간(예: 가상 기준 2주) 동안 이상 접속이 없는지 확인해요.
오늘 바로 할 일
- 지금 쓰는 공용계정을 모두 적어 보세요.
- 계정마다 보관 담당자와 대리 담당자를 정하세요.
- 담당자·퇴직자 변경 시 비밀번호를 당일 교체한다는 규칙을 문서로 남기세요.