3자 대조로 대금 지급 보류 시점 정하는 법

거래처 청구서가 들어왔는데 발주서나 검수 기록과 숫자가 다르면 대표님은 지급을 해도 될지 망설이게 돼요. 이때는 지급 버튼을 누르기 전에 세 문서를 맞춰 보는 단계를 한 번 두면 돼요.

3자 대조는 무엇을 맞춰 보는 건가요?

3자 대조는 발주서, 검수 기록, 청구서가 서로 일치하는지 확인하는 절차예요.

세 문서가 같아야 "주문한 것을, 받은 만큼, 약속한 가격으로" 지급한다고 말할 수 있어요.

보류는 지급 승인 직전, 즉 대조 결과가 허용 오차를 벗어난 순간에 해요. 허용 오차 안이면 그대로 지급하고, 밖이면 차이가 풀릴 때까지 해당 청구서만 멈춰요.

이 보류 기준은 회사 내부 확인 절차예요. 계약상·법정 지급기한이 자동으로 늘어나는 것은 아니므로, 차이를 알리고 계약에서 정한 기한과 방식에 맞춰 정정·부분 지급 여부를 협의하세요. 허용 오차는 회사마다 달라요. 아래 세 가지를 미리 문서로 정해 두세요.

실무 체크 포인트: 지급 승인자와 검수 담당자는 가능하면 다른 사람이 맡아요. 한 사람이 받고 승인까지 하면 대조의 의미가 줄어들어요.

가상의 상황이에요. 소매업체가 포장 박스를 1,000개 발주했고, 검수 기록에는 950개 입고로 남았어요. 그런데 청구서는 1,000개 기준으로 왔어요. 회사 기준은 "수량 차이가 있으면 무조건 보류"라고 가정해요.

이 경우 청구서 전체를 보류하고 거래처에 부족 50개를 알려요. 거래처가 50개를 추가로 보내거나 청구서를 950개 기준으로 다시 발행하면 그때 지급해요. 입고되지 않은 물량의 대금을 먼저 보내지 않는 것이 핵심이에요.