유지보수 계약 갱신, 추가 요청과 기본 범위부터 나누세요

유지보수 계약을 갱신하면서 범위나 요율을 바꾸면, 영업 문제만이 아니라 회계 문제도 함께 생겨요. 협의 전에 어떤 자료를 봐야 하는지 짚어 볼게요.

갱신 협의 전에 무엇부터 확인하나요?

먼저 현재 계약서와 변경 합의서를 한자리에 모으세요. 고객과의 계약은 당사자 승인, 각자의 권리, 지급조건, 상업적 실질, 대가의 회수 가능성이 갖춰져야 회계상 계약으로 봐요.

그다음 서비스 범위의 구체성을 보세요. 오류 대응, 소규모 변경, 정기점검, 대응시간(SLA) 중 무엇이 기본 범위이고 무엇이 별도 견적인지 문서에 적혀 있어야 재협의 기준이 서요.

변경 내용을 어떻게 문서로 남기나요?

기본 서비스와 추가 요청을 먼저 구분하세요. 오류 수정,정기점검,야간 대응,기능 추가 중 무엇이 기존 범위였는지 계약서와 실제 처리 내역을 맞춰 보는 방식이에요. 지난1년의 요청 건수와 투입시간을 준비하면 요율 재협의에 근거를 붙일 수 있어요.

합의 뒤에는 바뀐 서비스,대가,승인일,적용 시작일을 한 문서로 묶어 두세요. 수익인식 등 구체적인 회계처리는 적용 기준과 계약 조건에 따라 회계 담당자가 별도로 검토해야 해요. 이 글은 계약변경의 회계분개를 확정하는 안내가 아니에요.

가상 상황으로 보면 어떤가요?

가상의 A사는 월 100만 원(부가세 별도)으로 12개월 유지보수를 하고 있어요. 갱신 때 고객이 야간 대응을 추가로 요청했고, 월 120만 원(부가세 별도)으로 합의서를 쓰기로 했어요.

• 갱신 전 점검: 기존 범위, 지난 1년간 추가 요청 횟수, 대응시간 준수 기록
• 갱신 시 정리: 추가된 서비스 내용, 바뀐 월 대가, 적용 시작일, 양측 서명

이 자료가 있으면 "무엇이 늘었고 대가가 왜 달라졌는지"를 설명할 수 있어요.

실무 체크 포인트 협의가 끝난 뒤가 아니라 협의 전에 범위·대가·적용일을 적은 비교표를 만들어 두세요.

오늘 바로 할 일

• 만료 전 협의 시작일을 내부 일정에 정해 두세요. (법정 시기는 따로 확인되지 않아 회사가 정해요.)
• 현재 범위, 별도 견적 항목, 자동 갱신 조항을 한 장으로 정리하세요.
• 변경 합의서에 승인자, 적용일, 변경 대가를 반드시 적으세요.

이 글은 계약 갱신의 내부 준비 절차이며 실제 계약 효과와 회계처리는 별도로 확인하세요.