결산이 가까워지면 "이건 시스템으로 안 되니 그냥 손으로 넣을게요"라는 말이 나와요. 수기 전표(담당자가 직접 입력하는 분개)는 꼭 필요할 때가 있지만, 기준이 없으면 가장 먼저 구멍이 되는 곳이에요. 아래는 회사가 스스로 정하는 내부 운영 방식의 제안이며, 수치는 모두 가상의 예시예요.
수기 전표는 어떤 경우에만 허용할까요?
허용 사유를 3가지 안쪽으로 좁혀 목록으로 정해 두면 돼요. 목록에 없으면 원칙적으로 입력하지 않는 거예요.
- 시스템 장애나 연동 오류로 자동 전표가 만들어지지 않았을 때
- 결산 시점의 조정 항목처럼 거래 데이터 없이 입력해야 하는 경우
- 이미 입력된 전표를 바로잡아야 할 때
"급해서", "담당자가 편해서"는 사유로 인정하지 않는다고 적어 두면 분쟁이 줄어요.
승인은 몇 단계로 하면 될까요?
금액 기준으로 2단계를 두는 방식을 제안해요. 아래 한도는 회사가 정하는 가상의 내부 기준이에요.
- 1단계: 금액과 관계없이 입력자 외의 팀장이 사유와 증빙을 확인해요.
- 2단계: 가상 기준으로 300만 원(부가세 제외)을 넘으면 재무 책임자가 한 번 더 승인해요.
핵심은 입력한 사람과 승인하는 사람이 달라야 한다는 점이에요. 승인은 입력 전이 이상적이고, 급할 때는 입력 후 승인하되 정해진 기한 안에 마치도록 하세요.
가상 상황으로 보면 어떻게 될까요?
직원 수 10명 규모의 가상 회사 A가 있어요. 월말에 카드 연동 오류로 이틀간 거래 2건이 자동 반영되지 않았어요. 금액은 각각 120만 원, 250만 원(부가세 제외)이고 합계는 370만 원이에요.
담당자가 허용 사유 '연동 오류'를 적어 수기 전표를 올리면, 팀장이 카드 내역과 대조해 1단계 승인을 해요. 두 건 합계가 300만 원을 넘지만 건별 금액은 한도 이하예요. 그래서 합계로 볼지 건별로 볼지를 미리 정해야 해요. 이 회사는 '같은 사유의 묶음은 합계로 본다'고 정했고, 재무 책임자가 2단계 승인을 했어요. 이렇게 하면 쪼개서 올려 승인을 피하는 일을 막을 수 있어요.
실무 체크 포인트: 수기 전표에는 사유 코드, 증빙, 입력자, 승인자, 승인 일시가 한 화면에서 보이게 남기세요. 나중에 "왜 손으로 넣었지?"에 바로 답할 수 있어요.
오늘 바로 할 일
- 최근 3개월의 수기 전표를 뽑아 사유별로 나눠 보세요.
- 허용 사유 목록과 금액별 승인선을 한 장으로 정리해 공유하세요.
- 쪼개기 입력 기준(합계로 볼지 건별로 볼지)을 정해 적어 두세요.