비밀유지계약(NDA)은 서명하는 순간 끝나는 일이 아니에요. 만료일과 자료 반환 시점을 놓치면 어떤 자료가 누구에게 남아 있는지 알 수 없게 돼요. 지금 정해 둘 관리 방식을 정리해 볼게요.
NDA는 누가 보관해야 하나요?
보관 담당자는 팀이 아니라 한 사람으로 정하는 게 좋아요. 담당자가 퇴사나 이동으로 바뀔 때를 대비해 대리인도 함께 적어 두세요.
- 서명이 끝난 원본(또는 전자서명 완료본) 한 곳에 모으기
- 협의 중이던 초안은 최종본과 구분해 두기
- 담당자가 바뀌면 관리대장도 함께 넘기기
관리대장에는 무엇을 적어야 하나요?
계약 내용을 다 옮기지 말고, 시점을 놓치지 않을 항목만 적으면 충분해요.
- 상대방 이름과 계약 체결일
- 비밀정보를 공유하는 목적
- 비밀유지 기간과 만료일
- 자료 반환·폐기 기한과 방법
- 우리 쪽 담당자와 원본 보관 위치
- 반환·폐기를 마친 날짜와 확인 방법
만료일 한 달 전에 알림을 걸어 두면 확인할 시간이 생겨요. 반환·폐기 방법은 계약서 문구를 그대로 확인해서 적으세요. 기간과 반환 조건은 계약마다 달라요.
이런 상황이면 어떻게 하나요?
가상의 상황으로 살펴볼게요. A사가 투자 검토를 위해 재무자료를 외부 회사에 보내고 NDA를 맺었어요. 계약서에는 "종료 후 30일 이내 반환 또는 폐기"라고 적혀 있다고 가정해요.
- 관리대장이 없으면 투자 논의가 끝난 뒤 자료가 상대방에게 그대로 남기 쉬워요.
- 관리대장이 있으면 종료일에서 30일 뒤를 기한으로 적어 두고, 담당자가 기한 전에 반환·폐기 요청과 확인 기록을 남길 수 있어요.
실무 체크 포인트 서명 완료본의 보관 위치와 만료일이 한 줄에 같이 보이면, 대부분의 누락은 막을 수 있어요.
오늘 바로 할 일
- 진행 중인 NDA를 모두 모아 관리대장 한 장에 옮겨 적어요.
- 보관 담당자와 대리인을 각각 정해요.
- 만료일 한 달 전 알림을 걸어요.
특정 업종의 규제나 개인정보가 얽힌 경우는 별도 기준이 있을 수 있으니, 계약서 원문과 전문가 확인을 함께 거치세요.