비상 발주 사후 승인 기한, 영업일 2~3일 기준과 증빙

긴급 사유서: 무엇이 언제 문제였고, 정규 절차를 기다리면 어떤 손실이 생기는지
견적·거래 근거: 가능하면 2곳 이상의 견적, 어렵다면 단일 업체를 고른 이유
계약·발주 기록: 주문서, 메신저·이메일 지시 내역, 세금계산서 등 거래 증빙
검수 기록: 실제 납품·설치가 확인된 사진이나 검수서

설비가 갑자기 멈춰서 정규 절차 없이 먼저 발주한 경우, 나중에 승인을 어떻게 받아야 할지 막막하죠. 일반적인 사내 긴급구매 절차의 운영 기준은 회사가 내부 규정으로 정하는 부분이에요.

사후 승인은 언제까지 받는 게 좋을까요?

집행일로부터 영업일 기준 2~3일 이내로 정해 두는 방식을 권해요. 이는 하나의 운영 예시이며, 회사 규모와 업종에 맞게 조정하면 돼요.

기한이 길어질수록 당시의 사정을 기억하기 어렵고, 결제와 승인의 순서도 뒤섞여요. 월 마감 전에는 반드시 정리해서 비용이 엉뚱한 달에 잡히지 않게 하세요.

승인권자가 "왜 정규 절차를 건너뛰었는지"를 납득할 수 있어야 해요. 아래 네 가지를 한 묶음으로 남기세요.

실무 체크 포인트: 사유서는 사후에 쓰더라도 사건 당일의 메시지·사진 같은 자료를 첨부해야 설득력이 생겨요.

가상의 제조업체에서 금요일 저녁 펌프가 고장 나 대표 지시로 거래처에 부품을 먼저 주문했다고 해 볼게요. 이 회사는 "긴급 발주는 집행 후 영업일 3일 이내 사후 승인"이라는 규정을 두고 있어요.

담당자는 월요일에 고장 사진, 거래처 견적서, 주문 메시지, 입고 검수서를 묶어 사유서와 함께 올렸고 수요일 전에 승인이 났어요. 다음에도 같은 일이 생기면 그대로 반복하면 돼요.